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Berechtigungen vergeben, ohne den Überblick zu verlieren
In LimeSurvey gibt es zwei Sorten von Rechten, und ihre Verwechslung ist die häufigste Ursache für „Ich sehe die Umfrage nicht“ oder – unangenehmer – „Warum kann die Person die Antworten aller anderen im Team sehen?“
Zwei Ebenen, die man auseinanderhalten muss
- Globale Benutzerrechte vergibt die Administration beim Anlegen eines Kontos. Sie gelten für die gesamte Installation: Konten anlegen, Themes verwalten, Einstellungen ändern, überhaupt Umfragen erstellen dürfen.
- Umfrageberechtigungen vergeben Sie selbst – pro Umfrage, an einzelne Kolleg:innen: bearbeiten, aktivieren, Antworten sehen, exportieren, Teilnehmerliste verwalten.
Wichtig dabei: Manche Rechte gibt es ausschließlich auf Umfrageebene. Ein Beispiel: die Berechtigung, ausschließlich die Übersetzung einer Umfrage zu bearbeiten, ohne an der Hauptsprache etwas ändern zu dürfen. Die taucht in den globalen Rechten gar nicht auf – nur dort, wo Sie sie brauchen.
Beispiel 1: die Rolle „Umfrageverantwortliche“
Folgende Benutzungsrechte empfehle ich für Personen aus der Fachabteilung, die eigene Befragungen bauen sollen:
| Berechtigung | Erstellen | Anzeigen | Aktualisieren | Löschen | Import | Export |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Benutzer | – | ✓ | – | – | ||
| Benutzergruppen | – | ✓ | – | – | ||
| Beschriftungssets | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Designvorlagen | – | ✓ | – | – | – | – |
| Einstellungen & Plugins | ✓ | – | – | |||
| Umfragen | ✓ | – | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Umfragengruppen | – | – | – | – | ||
| Zentrale Teilnehmerdatenbank | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Superadministrator | – | – | – | |||
| Interne Datenbank-Authentifizierung | ✓ |
✓ = erteilt, – = bewusst nicht erteilt, leer = für diese Zeile nicht vorgesehen.
Warum darf die Rolle Benutzer anzeigen, aber nicht anlegen? Weil man nur so sieht, wer sonst noch auf dem Server arbeitet – und die eigene Umfrage überhaupt an jemanden freigeben kann. Ohne dieses Leserecht steht man beim Teilen vor einer leeren Liste.
Warum ist bei Umfragen kein Haken bei Anzeigen? Anzeigen würde den Blick in fremde Umfragen öffnen. Wer Zugriff auf fremde Erhebungen braucht, bekommt ihn gezielt über die Umfrageberechtigungen, nicht global.
Voller Zugriff auf Beschriftungssets? Die Rechtevergabe ist an dieser Stelle leider grob – fein abstufen lässt sich das nicht. Probieren Sie aus, ob es unübersichtlich wird, wenn alle Zugriff haben. Falls ja, kann jede Person für sich entscheiden, einfach keine Beschriftungssets zu verwenden; die Alternative kostet nichts.
Und die Designvorlagen? Hier steht bewusst nur Anzeigen. Einzelnen Personen mit CSS-Erfahrung darf die Administration durchaus mehr geben – eigene Kopien anlegen und bearbeiten, für Logo, Hausfarben oder angepasste Fragetypen. Ein Hinweis für die Administration ist dabei wichtig: Nur die mitgelieferten Systemvorlagen sind gegen Änderungen geschützt. Eine hauseigene Designvorlage muss ausdrücklich vor Schreibzugriff gesichert werden, sonst überschreibt sie früher oder später jemand.
Beispiel 2: eine Umfrage nur zum Übersetzen freigeben
Sie wollen einer Person Ihre Umfrage freigeben, aber diese soll nur den Fragebogen übersetzen und nicht versehentlich mehr ändern. Gehen Sie in Ihrer Umfrage zu den Umfrageberechtigungen, fügen Sie die Person hinzu und vergeben Sie folgende Rechte:
| Berechtigung | Erstellen | Anzeigen | Aktualisierung | Löschen | Import | Export |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bewertungen | – | – | – | – | ||
| Umfrage-Quoten | – | – | – | – | ||
| Antworten | – | – | – | – | – | – |
| Statistiken | – | |||||
| Umfrage | – | |||||
| Umfrageaktivierung | – | |||||
| Umfrageinhalt | – | – | – | – | – | – |
| Umfrage-Texte | – | – | ||||
| Umfrage-Sicherheit | – | – | – | – | ||
| Umfrage-Einstellungen | – | – | ||||
| Teilnehmer | – | – | – | – | – | – |
| Schnellübersetzung | ✓ | ✓ |
Zwei Häkchen, mehr nicht. Die Person kann Texte sehen und ändern, aber keine Fragen umbauen, keine Antworten einsehen, die Umfrage nicht aktivieren und nichts löschen. Für Übersetzungen ist das der sauberste Weg – sauberer jedenfalls, als Textdateien per Mail hin- und herzuschicken (mehr dazu im Artikel Hundert Fragen ändern).
Was LimeSurvey nicht kann: nachvollziehen, wer was geändert hat
Es gibt kein Bearbeitungsprotokoll, und es gibt keine Versionskonflikte. Sie sehen sich dabei auch gegenseitig nicht.
Arbeiten zwei Personen gleichzeitig an derselben Frage, gewinnt schlicht, wer zuletzt gespeichert hat – die andere Änderung ist weg, ohne Warnung, und meist merkt es niemand.
Daraus folgt zweierlei. Absprechen, wer wann woran arbeitet, nimmt Ihnen die Software nicht ab. Und keine geteilten Konten – nicht wegen eines Protokolls, das es nicht gibt, sondern damit Rechte einzeln entziehbar bleiben, wenn jemand das Team verlässt.
Wer sich davor absichern will, findet im Artikel Umfragen versionieren und sichern zwei einfache Routinen.
Ausführlich im offiziellen Manual: Benutzer verwalten und Umfrageberechtigungen.